O segredo para uma boa reunião? A preparação.

Quer esteja fazendo uma apresentação, participando de uma entrevista de emprego ou tentando conduzir uma reunião eficaz, o resultado raramente depende do acaso. Em quase tudo o que fazemos, existe uma forte correlação entre a preparação e a probabilidade de sucesso. No entanto, quando assumimos nossas primeiras funções de gestão, ninguém nos ensina como conduzir uma reunião eficaz. Ninguém enfatiza o passo mais importante: é preciso se preparar. Infelizmente, essa falta de preparação é sentida por todos. Uma pesquisa revelou que 71% dos gerentes seniores acreditam que as reuniões são ineficientes. Outra pesquisa constatou que quase 40% dos funcionários consideram as reuniões improdutivas o maior custo para suas organizações. Isso está em consonância com resultados de pesquisas que sugerem que apenas metade de todas as reuniões são eficazes, bem aproveitadas e envolventes. Esses números caem ainda mais quando se trata de reuniões remotas. Se o senhor é um líder iniciante, pode ajudar a reverter essa tendência. Prepare-se para o sucesso aprendendo a dominar a fase pré-reunião — as etapas que o senhor precisa seguir antes de uma reunião mais formal, a fim de se preparar para ela. Passo 1: Saiba por que está realizando uma reunião. O primeiro passo que você deve dar é perguntar-se: por que estou realizando esta reunião (a reunião mais formal) em primeiro lugar? Concentre-se no(s) objetivo(s) ou finalidade(s) desejados para a sua próxima reunião. Normalmente, uma reunião só vale o tempo das pessoas se sua finalidade se enquadrar em uma das seguintes categorias, de acordo com uma pesquisa da McKinsey: Tomada de decisões: Esta reunião nos ajudará a definir um rumo? Pode tratar-se de uma reunião para discutir o desempenho trimestral, novas políticas da empresa, a definição de um orçamento ou estratégias futuras. Identificação de soluções criativas e coordenação de ações: Esta reunião dará às pessoas a oportunidade de compartilhar suas ideias e perspectivas? Exemplos incluem hackathons, planejamentos recorrentes e reuniões de lançamento de novos projetos. Compartilhamento unidirecional de informações: Esta reunião ajudará a esclarecer questões ou contribuirá para a formação de equipes? Reuniões como “townhalls” para toda a empresa, briefings ou webinars e reuniões de atualização de negócios se enquadram nesta categoria. Dica profissional: Se a sua reunião não se enquadrar em nenhuma dessas categorias, avalie se vale a pena realizá-la. Talvez você possa utilizar um método alternativo de comunicação que seja mais eficiente. Por exemplo, para coletar feedback ou opiniões, uma pesquisa costuma ser melhor do que uma reunião presencial, pois as pessoas podem respondê-la quando lhes for mais conveniente, com tempo suficiente para elaborar suas respostas. Da mesma forma, para comunicar uma breve atualização, considere gravar um vídeo de dois a três minutos que possa ser distribuído por e-mail, Slack e/ou pela intranet da empresa. Etapa 2: Elabore uma agenda clara Se você confirmou que vale a pena realizar a reunião, é hora de começar a trabalhar na pauta. Isso envolve duas etapas menores: definir os itens da pauta e designar um “responsável” para cada um deles. Identificando os itens da agenda Use o seu objetivo para criar um esboço do que você deseja abordar durante a reunião. Pode ser útil elaborar uma lista de perguntas para as quais você gostaria de obter respostas. Por exemplo, digamos que você esteja se preparando para uma reunião para discutir o lançamento de um novo projeto. Seu objetivo principal é coordenar ações, estabelecer canais de comunicação claros e garantir total alinhamento quanto ao escopo do projeto, cronogramas, funções, responsabilidades e resultados bem-sucedidos. Aqui está uma lista de perguntas que você pode querer abordar: Quais são os principais objetivos desta reunião (ou seja, definir as normas da equipe, as formas de trabalho, a frequência da comunicação, etc.)? Quais são os principais resultados esperados e marcos do projeto? Quais são as decisões específicas ou pontos de inflexão? Quais são os riscos e desafios potenciais que podemos enfrentar? Que ações de acompanhamento e próximos passos devem ser discutidos e atribuídos no final da reunião? Há algum aprendizado de um projeto semelhante no passado que possa ser útil? Agora, identifique o tempo que você precisa dedicar a cada uma dessas questões, tendo em mente que tendemos a subestimar o tempo que levaremos para concluir as tarefas. Esse processo também o ajudará a determinar a duração total da reunião. Alguns argumentam que 30 minutos é a duração ideal para uma reunião produtiva, mas, em última análise, isso dependerá da complexidade do tema, do número de itens da pauta a serem discutidos e da familiaridade dos participantes com o assunto. (Conforme mencionado anteriormente, se o senhor estima que uma reunião exigirá apenas 15 minutos, provavelmente bastaria um e-mail.) Se o senhor tiver uma agenda robusta para discutir, considere reservar 45 minutos ou, no máximo, 60 minutos. Como as pessoas às vezes se veem em reuniões consecutivas, é uma boa ideia encerrar antes que a hora se esgote, se possível. Assim que ultrapassar a marca de uma hora, corre o risco de perder muitos participantes, pois eles serão forçados a decidir se devem permanecer na sua reunião ou participar de uma segunda discussão. Designar um “responsável” para os itens da sua pauta Depois de definir os itens da agenda, determine quem deve participar da reunião e por quê. Qual será o papel dessas pessoas na reunião? Muitos líderes convidam participantes em excesso para parecerem inclusivos, mas isso pode, na verdade, levar à diminuição da produtividade e ao cansaço dos participantes. Ao decidir quem deve participar, pergunte-se: Quais são as principais partes interessadas que precisam ser incluídas? Podem ser representantes de um grupo que será diretamente afetado (por exemplo, o usuário final ou um grupo minoritário de partes interessadas) ou aqueles que têm o poder de vetar uma decisão tomada (por exemplo, os departamentos jurídico, financeiro ou de TI). Se o objetivo da reunião é tomar uma decisão, quem são os tomadores de decisão? Você está convidando as pessoas que têm a palavra final e autoridade sobre o assunto? É importante obter as opiniões dos que não são tomadores de decisão com antecedência, mas convidar um número excessivo deles para a reunião pode impedir que ela avance conforme planejado. Todos na minha lista são necessários para ajudar a debater uma solução ou coordenar ações? Fazer essa pergunta ajudará a identificar os participantes que precisam estar envolvidos em cada etapa da reunião, ou quem deve ser o “responsável” por cada item da pauta para garantir que seja executado adequadamente. Aqui está um exemplo de uma agenda detalhada para uma reunião de lançamento de um novo projeto . Veja mais gráficos da HBR em Dados e Visuais Título da tabela: Um modelo para uma pauta detalhada de reunião. Fonte: Autores. Dica profissional: Peça feedback sobre seu esboço, especialmente se você for iniciante na condução de reuniões. Você pode solicitar a opinião de outras pessoas sobre quem deve participar da reunião, revisar as funções de cada participante para garantir que todos os “responsáveis” estejam preparados, reunir informações contextuais relevantes sobre o tema e decidir sobre a modalidade da reunião (virtual ou presencial). Etapa 3: Prepare seus pontos de discussão Depois de definir a pauta e solicitar feedback de seus colegas, o próximo passo é se informar sobre o tema da reunião, concentrando-se em como ele foi discutido na sua organização no passado (se for o caso). Esse é um passo crucial, pois você pode estar lidando com um tema que já foi discutido ou abordado por equipes anteriores. Portanto, é possível que você tenha colegas de equipe que já tenham trabalhado em um objetivo de projeto semelhante; assim, é necessário compreender por que ele pode não ter avançado ou por que fracassou. Isso o preparará caso receba resistência de parceiros de outras áreas e lhe seja feita a pergunta clássica: “Por que isso deveria funcionar agora, se não funcionou antes?” Ao se preparar proativamente dessa forma, você estabelecerá uma reputação de gerente eficaz e bem preparado, além de se capacitar para lidar com situações desafiadoras. Analise toda a documentação à sua disposição — apresentações de slides e atas de reuniões que já tenham abordado esse tema anteriormente. Você também deve consultar colegas com conhecimento sobre o assunto, a fim de garantir que esteja trabalhando com as informações mais atualizadas disponíveis, assegurando que sua reunião não seja apenas produtiva, mas também posicionando-se como um líder bem informado. Utilize as informações coletadas para preparar seus pontos de discussão. Pergunte a si mesmo: Quais ideias são essenciais para eu transmitir nesta reunião? O que já foi discutido anteriormente e precisa ser reiterado? O que não precisa ser reiterado? Como posso transmitir meus pontos de forma clara e concisa? Que perguntas o grupo pode levantar que eu possa antecipar e responder? Não elabore um roteiro completo. Você ficará tentado a lê-lo literalmente, o que pode tornar sua apresentação monótona e desmotivadora. Em vez disso, liste alguns pontos-chave, sugestões ou frases curtas associadas a cada item da pauta para se manter no caminho certo. Anote-os de forma que fiquem visíveis para você durante a reunião. Por exemplo, para uma reunião virtual, você pode usar post-its e colocá-los na tela do computador. Para reuniões presenciais, você pode levar cartões de anotações ou um pequeno caderno para consultar. Dica profissional: reflita sobre como apresentará cada item da sua pauta aos seus colegas: este grupo está acostumado a recursos visuais, como uma apresentação de slides? Um quadro branco seria útil para esboçar uma ideia ou um plano, ou talvez um Google Doc ou o quadro branco do Mural, caso a reunião seja virtual? Passo 4: Ajude também os participantes a se prepararem O ex-CEO da Amazon, Jeff Bezos, era conhecido por exigir que as reuniões de nível executivo começassem com a leitura de memorandos de várias páginas, a fim de garantir que todos tivessem o contexto necessário para uma discussão produtiva. Em muitas organizações, é comum que os participantes revisem as informações básicas antes de uma reunião para maximizar o tempo de discussão com os colegas. É fundamental que os participantes da reunião tenham um nível básico de conhecimento sobre o tema, para que você não perca tempo tentando colocá-los a par da situação. Em sua pesquisa prévia à reunião, você poderá encontrar apresentações ou documentos anteriores que ajudem os participantes a se atualizarem e tornem o tempo que passarão juntos mais eficaz. Se desejar que os participantes façam alguma leitura prévia, é recomendável distribuir os documentos com pelo menos dois a três dias úteis de antecedência da reunião. Dica profissional: se não for viável (ou seja, se não for uma norma da cultura organizacional) atribuir “trabalho prévio” às reuniões, considere reservar um tempo durante a reunião para que os participantes leiam os materiais de referência e preparem suas reflexões iniciais paralelamente, de modo que todos estejam em sintonia. . . . Embora essas etapas possam parecer demoradas, como novo gestor, o senhor (e seus colegas) sem dúvida se beneficiarão dos seus esforços de planejamento e preparação das reuniões. Conduzir uma reunião eficaz é uma oportunidade para o senhor ampliar sua influência, acelerar o andamento de projetos e iniciativas importantes e promover a colaboração entre os membros da equipe, respeitando o tempo de todos.

O segredo para uma boa reunião? A preparação.

Resumo.

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