¿Cuál es el secreto de una buena reunión? La preparación.

Ya sea que esté realizando una presentación, asistiendo a una entrevista de trabajo o tratando de dirigir una reunión eficaz, el resultado rara vez depende del azar. En casi todo lo que hacemos, existe una fuerte correlación entre la preparación y las probabilidades de éxito. Sin embargo, cuando asumimos nuestros primeros puestos de dirección, nadie nos enseña cómo dirigir una reunión eficaz. Nadie hace hincapié en el paso más importante: hay que prepararse. Lamentablemente, esta falta de preparación la notan todos. Una encuesta reveló que el 71 % de los altos directivos considera que las reuniones son ineficaces. Otra encuesta reveló que casi el 40 % de los empleados considera que las reuniones improductivas son el mayor coste para sus organizaciones. Esto concuerda con los resultados de investigaciones que sugieren que solo la mitad de todas las reuniones son eficaces, se aprovechan bien y resultan interesantes. Esas cifras bajan aún más cuando se trata de reuniones a distancia. Si es usted un líder novato, puede contribuir a revertir esta tendencia. Prepárese para el éxito aprendiendo a dominar la fase previa a la reunión: los pasos que debe seguir antes de una reunión más formal con el fin de prepararse para ella. Paso 1: Sepa por qué celebra una reunión. El primer paso que debe dar es preguntarse: ¿Por qué estoy convocando esta reunión (la reunión más formal) en primer lugar? Céntrese en el objetivo o los objetivos deseados, o en la finalidad de su próxima reunión. Por lo general, una reunión solo merece el tiempo de los asistentes si su finalidad se ajusta a una de las siguientes categorías, según un estudio de McKinsey: Toma de decisiones: ¿Nos ayudará esta reunión a definir una línea de actuación? Puede tratarse, por ejemplo, de una reunión para analizar los resultados trimestrales, las nuevas políticas de la empresa, la elaboración de un presupuesto o las estrategias futuras. Identificación de soluciones creativas y coordinación de acciones: ¿Ofrecerá esta reunión a los participantes la oportunidad de compartir sus ideas y puntos de vista? Algunos ejemplos son los hackatones, las reuniones de planificación periódicas y las reuniones de lanzamiento de nuevos proyectos. Intercambio de información unidireccional: ¿Ayudará esta reunión a aclarar cuestiones o a fomentar el espíritu de equipo? Las reuniones como las «asambleas generales» de toda la empresa, las sesiones informativas o los seminarios web, y las reuniones de actualización de negocios entran en esta categoría. Consejo profesional: Si su reunión no encaja en ninguna de estas categorías, debería plantearse si merece la pena celebrarla. Quizás pueda recurrir a un método de comunicación alternativo que resulte más eficaz. Por ejemplo, para recabar comentarios u opiniones, una encuesta suele ser mejor que una reunión presencial, ya que las personas pueden completarla cuando les resulte más conveniente y disponen de tiempo suficiente para redactar sus respuestas. En la misma línea, para comunicar una breve actualización, considere la posibilidad de grabar un vídeo de dos o tres minutos que pueda distribuirse por correo electrónico, Slack o la intranet de la empresa. Paso 2: Elabore una agenda clara Si ha confirmado que merece la pena celebrar la reunión, es hora de empezar a trabajar en el orden del día. Esto implica dos pasos más concretos: determinar los puntos del orden del día y asignarles un «responsable». Identificar los puntos del orden del día Utilice su objetivo para crear un esquema de lo que desea tratar durante la reunión. Puede resultar útil elaborar una lista de preguntas para las que le gustaría obtener respuesta. Por ejemplo, supongamos que está preparando una reunión para debatir el inicio de un nuevo proyecto. Su objetivo principal es coordinar las acciones, establecer canales de comunicación claros y garantizar la plena alineación en cuanto al alcance del proyecto, los plazos, las funciones, las responsabilidades y el resultado satisfactorio. A continuación, le ofrecemos una lista de preguntas que tal vez desee abordar: ¿Cuáles son los objetivos principales de esta reunión (es decir, establecer las normas del equipo, las formas de trabajo, la frecuencia de la comunicación, etc.)? ¿Cuáles son los principales resultados y hitos del proyecto? ¿Cuáles son las decisiones específicas o los puntos de inflexión? ¿Cuáles son los posibles riesgos y retos a los que nos podemos enfrentar? ¿Qué acciones de seguimiento y próximos pasos deben debatirse y asignarse al final de la reunión? ¿Hay alguna experiencia de un proyecto similar anterior que pueda resultar útil? Ahora, determine el tiempo que debe dedicar a cada una de estas cuestiones, teniendo en cuenta que solemos subestimar el tiempo que nos llevará llevar a cabo las tareas. Este proceso también le ayudará a determinar la duración total de la reunión. Hay quien sostiene que 30 minutos es la duración ideal para una reunión productiva, pero, en última instancia, dependerá de la complejidad del tema, del número de puntos del orden del día que se vayan a tratar y del grado de familiaridad de los participantes con el tema. (Como se ha mencionado anteriormente, si estima que una reunión solo requerirá 15 minutos, probablemente bastaría con un correo electrónico.) Si tiene una agenda extensa que debatir, considere la posibilidad de dedicarle 45 minutos o, como máximo, 60 minutos. Dado que a veces las personas se ven envueltas en reuniones consecutivas, es recomendable terminar antes de que se cumpla la hora, si es posible. Una vez que se supera la hora, se corre el riesgo de perder a muchos asistentes, ya que se verán obligados a decidir si deben permanecer en su reunión o unirse a una segunda reunión. Asignar un «responsable» a cada punto del orden del día Una vez que haya concretado los puntos del orden del día, determine quién debe asistir a la reunión y por qué. ¿Qué papel desempeñarán en la reunión? Muchos líderes invitan a demasiados participantes con el fin de ser inclusivos, pero esto puede, de hecho, provocar una disminución de la productividad y el cansancio de los asistentes. A la hora de decidir quién debe asistir, pregúntese: ¿Quiénes son los stakeholders clave que deben participar? Pueden ser representantes de un grupo que se verá directamente afectado (por ejemplo, los usuarios finales o un grupo minoritario de stakeholders), o aquellas personas que tienen la facultad de vetar una decisión tomada (por ejemplo, los departamentos jurídico, financiero o de IT). Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, ¿quiénes son los responsables de la toma de decisiones? ¿Está invitando a las personas que tienen la última palabra y la autoridad sobre el tema? Es importante recabar las opiniones de quienes no toman las decisiones con antelación, pero invitar a demasiadas de ellas a su reunión puede impedir que esta avance según lo previsto. ¿Son necesarias todas las personas de mi lista para ayudar a generar ideas sobre una solución o coordinar acciones? Plantearse esta pregunta le ayudará a identificar a los participantes que deben intervenir en cada fase de la reunión, o quién debe «hacerse cargo» de cada punto del orden del día para garantizar su correcta ejecución. A continuación se muestra un ejemplo de un orden del día detallado para la reunión de lanzamiento de un nuevo proyecto . Vea más gráficos de HBR en «Datos y visualizaciones» Título de la tabla: Plantilla para un orden del día detallado de una reunión. Fuente: Autores. Consejo profesional: Pida opiniones sobre su esquema, especialmente si es nuevo en la dirección de reuniones. Puede pedir a otras personas su opinión sobre quién debería asistir a la reunión, revisar las funciones de cada participante para asegurarse de que todos los «responsables» estén preparados, recopilar información de fondo relevante sobre el tema y decidir la modalidad de la reunión (virtual o presencial). Paso 3: Prepare sus puntos de debate Una vez que haya concretado el orden del día y haya recabado las opiniones de sus compañeros, el siguiente paso es informarse sobre el tema de la reunión, centrándose en cómo se ha abordado en su organización en el pasado (si procede). Este es un paso crucial, ya que es posible que se enfrente a un tema que ya hayan debatido o intentado abordar equipos anteriores. Por lo tanto, es posible que tenga compañeros de equipo que ya hayan trabajado en un objetivo de proyecto similar, por lo que debe comprender por qué puede que no haya avanzado o por qué fracasó. Esto le preparará en caso de que reciba resistencia por parte de socios de otras áreas y le planteen la típica pregunta: «¿Por qué debería funcionar ahora si antes no funcionó?». Al prepararse de forma proactiva de esta manera, se ganará una reputación como gestor eficaz y bien preparado, y además se dotará de la capacidad necesaria para gestionar situaciones difíciles. Revise toda la documentación de la que disponga: presentaciones y actas de reuniones anteriores que hayan tratado este tema. También debería consultar con compañeros que conozcan bien el tema para asegurarse de que cuenta con la información más actualizada disponible, garantizando así que la reunión no solo sea productiva, sino que también le permita posicionarse como un líder bien informado. Utilice la información recopilada para preparar sus puntos de debate. Pregúntese: ¿Qué ideas es esencial que transmita en esta reunión? ¿Qué se ha debatido anteriormente y es necesario reiterar? ¿Qué no es necesario reiterar? ¿Cómo puedo transmitir mis ideas de forma clara y concisa? ¿Qué preguntas podría plantear el grupo que yo pueda anticipar y responder? No prepare un guion completo. Tendrá la tentación de leerlo palabra por palabra, lo que podría hacer que su intervención resultara monótona y poco atractiva. En su lugar, elabore una lista con algunos puntos clave, indicaciones o frases breves relacionadas con cada punto del orden del día para no desviarse del tema. Anótelos para tenerlos a la vista durante la reunión. Por ejemplo, en una reunión virtual, puede utilizar notas adhesivas y colocarlas en la pantalla del ordenador. Para reuniones presenciales, puede llevar tarjetas de notas o un pequeño cuaderno como referencia. Consejo profesional: Piense detenidamente en cómo presentará cada punto del orden del día a sus compañeros: ¿Está este grupo acostumbrado a utilizar ayudas visuales, como una presentación de diapositivas? ¿Sería útil una pizarra para esquematizar una idea o un plan, o tal vez un documento de Google Docs o una pizarra de Mural si la reunión es virtual? Paso 4: Ayude también a sus participantes a prepararse El antiguo CEO de Amazon, Jeff Bezos, era conocido por exigir que las reuniones de alto nivel comenzaran con la lectura de memorandos de varias páginas para garantizar que todos contaran con el contexto necesario para un debate productivo. En muchas organizaciones, es habitual que los participantes revisen la información previa antes de una reunión para aprovechar al máximo el tiempo de debate con sus compañeros. Es fundamental que los participantes en la reunión cuenten con un nivel básico de conocimiento sobre el tema, de modo que no tenga que dedicar tiempo a ponerlos al día. Durante su preparación previa a la reunión, es posible que encuentre presentaciones o documentos anteriores que ayuden a los participantes a ponerse al día y a que el tiempo que pasen juntos resulte más productivo. Si desea que los participantes realicen alguna lectura previa, es recomendable distribuir los documentos con al menos dos o tres días hábiles de antelación a la reunión. Consejo profesional: Si no es factible (es decir, si no es una norma de la cultura organizativa) asignar «tareas previas» a las reuniones, considere dedicar parte del tiempo de la reunión a que los participantes lean los materiales de referencia y preparen sus ideas iniciales en paralelo, de modo que todos estén en sintonía. . . . Aunque estos pasos puedan parecer laboriosos, como nuevo responsable, usted (y sus compañeros) se beneficiarán sin duda de sus esfuerzos en la planificación y preparación de las reuniones. Dirigir una reunión eficaz le brinda la oportunidad de aumentar su influencia, impulsar proyectos e iniciativas clave y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, respetando al mismo tiempo el tiempo de todos.

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