Como conversar com um funcionário que não está atendendo às expectativas

Como treinador de liderança e de equipes, frequentemente me deparo com situações em que os gerentes se sentem mal preparados para dar feedback negativo sobre o desempenho dos membros de suas equipes. Essas conversas podem ser particularmente desafiadoras porque os riscos são altos para ambos os lados. Avaliações e classificações de desempenho desfavoráveis têm consequências tangíveis para a remuneração e a progressão na carreira de um funcionário. Além disso, se o feedback negativo for uma surpresa para o funcionário, pode levá-lo a começar a procurar um novo emprego. No entanto, esses momentos desafiadores também apresentam oportunidades para fortalecer o relacionamento entre gerente e funcionário. Veja como tratar as conversas difíceis sobre desempenho não como missões de busca de falhas, mas como oportunidades de trabalhar de forma colaborativa para definir um compromisso compartilhado de crescimento e desenvolvimento. Prepare o cenário para a colaboração Quando houver desalinhamento entre o que o senhor espera de um funcionário e o trabalho que ele está realizando, comece definindo o que é sucesso e quem estará envolvido na mudança de desempenho. Essa deve ser uma meta compartilhada entre o senhor e o funcionário para que ele se sinta valorizado e apoiado. O senhor pode começar dizendo: "Devemos ter um diálogo honesto e aberto. Minha meta é dar ao senhor um feedback claro e garantir que estejamos trabalhando coletivamente para o seu desenvolvimento." Faça uma retrospectiva Durante a conversa, reserve um momento para olhar para trás e entender a situação. O senhor pode começar pedindo que eles reflitam sobre si mesmos e avaliem seu próprio desempenho. Por exemplo: Vamos parar um pouco para entender como chegamos até aqui e quais fatores influenciaram nosso caminho. Gostaria de convidá-lo a fazer uma autorreflexão e avaliar seu próprio desempenho. O senhor cumpriu todas as suas metas e atendeu às expectativas estabelecidas? O senhor pode compartilhar sua perspectiva sobre o que está funcionando bem e o que não está? Olhando para trás, se o senhor tivesse a oportunidade de mudar ou melhorar alguma coisa, o que faria diferente e por quê? Entenda seus valores Pesquisas demonstraram uma forte ligação entre o envolvimento dos funcionários e a melhoria do desempenho. Os funcionários geralmente priorizam o propósito, o impacto e o trabalho significativo, o que influencia seu senso de envolvimento e compromisso com a organização. Antes de iniciar uma conversa sobre melhoria de desempenho, reserve um tempo para entender os valores do funcionário. Isso ajuda a fundamentar a conversa no crescimento pessoal e profissional, alinhando as metas organizacionais com suas aspirações individuais. Durante o processo de feedback, discuta também como as ações e o desempenho atuais do funcionário estão relacionados às suas aspirações de carreira de longo prazo. Considere estes prompts: Quando o senhor pensa em suas metas de longo prazo, como sua função atual contribui para seu crescimento profissional? Quais aspectos do seu trabalho o(a) senhor(a) acha que estão mais alinhados com suas aspirações de carreira e como podemos aproveitar esses pontos fortes? O senhor poderia falar sobre alguma experiência ou habilidade que espera adquirir em breve para apoiar sua carreira? Dê feedback construtivo Dê feedback com clareza e especificidade. Forneça exemplos claros, não hipotéticos, para garantir que o funcionário entenda exatamente como o trabalho que está realizando não está se alinhando com o que se espera dele. Evite a ambiguidade. Solicite percepções de várias partes interessadas e membros de equipes multifuncionais para fornecer ao funcionário uma compreensão mais abrangente da situação. Fazer isso não só dá ao funcionário um espectro mais amplo de pontos de vista a serem considerados, como também demonstra seu compromisso com a justiça e a inclusão e promove um ambiente de abertura e transparência. Além disso, quando o feedback vem de um conjunto de vozes, fica mais difícil para o funcionário culpar o senhor. Em vez disso, ele enfatiza que o feedback é um reflexo de observações e perspectivas mais amplas dentro da equipe. O foco deixa de ser a atribuição de culpa e passa a ser a solução colaborativa de problemas e o crescimento, pois todos os envolvidos estão empenhados em ajudá-los a melhorar. Essa abordagem centrada na parte interessada capacita o funcionário a reconhecer a necessidade de mudança, a assumir a responsabilidade e a se apropriar da melhoria de seu desempenho. Também é fundamental que o senhor deixe o julgamento de lado e aborde a discussão como uma investigação, reconhecendo o aspecto emocional da conversa. Por exemplo: O senhor está cumprindo os resultados do seu projeto, o que é fantástico! No entanto, esse sucesso parece vir às custas de seus relacionamentos multifuncionais. Vários membros da equipe expressaram preocupação quanto à sua capacidade de desempenhar suas responsabilidades de gerenciamento de projetos. Eles tiveram que intervir e cobrir os prazos perdidos pelo senhor, acelerando o trabalho deles para cumprir a entrega do projeto. Além disso, notei que o senhor parece distraído e não se envolve tanto quanto poderia em reuniões virtuais. Esse comportamento parece desinteressado e desrespeitoso para o restante da equipe, e o feedback 360 que o senhor recebeu reflete essa percepção. Crie o espaço para uma conversa vulnerável, tendo em mente que questões não relacionadas ao trabalho podem estar motivando o desempenho insatisfatório de seu funcionário. É essencial demonstrar empatia e abertura. O senhor pode fazer isso compartilhando uma experiência pessoal relevante. Por exemplo: Não sei se o senhor percebeu que sou introvertido. Reuniões grandes são muito desgastantes para mim, principalmente quando mal organizadas. Para me autogerenciar, eu arquiteto uma reunião bem estruturada. Preparo uma pauta clara e atribuo seções dela a membros específicos da equipe. Dar a todos um papel na condução da reunião faz com que todos se sintam envolvidos, estabelece a expectativa de que todos são responsáveis por se prepararem e garante que ninguém domine a conversa. A TI também me permite liderar pelo exemplo: A equipe vê como é uma reunião bem conduzida e como pode adaptar a estrutura para suas próprias reuniões. Peça ao seu funcionário que compartilhe sua opinião honesta sobre o que está levando a esse feedback e, em seguida, sente-se em silêncio e dê espaço para que ele compartilhe seus pensamentos. Na maioria das vezes, eles assumirão alguma responsabilidade pelos resultados. Se não o fizerem, talvez não sejam treináveis. Dê um reforço positivo Agora que o senhor reservou um tempo para olhar para trás e avaliar o que está acontecendo, volte o foco para o estado atual. Defina o tom da conversa reconhecendo os pontos fortes do funcionário e seu desejo de se sair bem. Enfatizar a empatia e a compreensão mostrará ao funcionário que a discussão é sobre crescimento e desenvolvimento, e não sobre críticas. O senhor quer comunicar que acredita que é possível melhorar e que o senhor e a equipe estão aqui para apoiá-lo em sua jornada de autoaperfeiçoamento. Como disse Charles Schwab: "A maneira de desenvolver o que há de melhor em uma pessoa é por meio da apreciação e do incentivo". Forneça um caminho prático para o futuro Considere fornecer um feedback focado no futuro e que permita que o senhor, como gerente, peça ao funcionário para imaginar "e se". Por exemplo, "Como o senhor lidaria com uma situação se...?" Essa reformulação do feedback voltada para o futuro ajuda a remover o estigma da crítica e coloca seu subordinado direto em um estado de espírito em que ele é capaz de alcançar um resultado diferente; afinal, não podemos mudar o passado. Redefina as expectativas Comunique claramente quais são suas expectativas para o futuro. Certifique-se de que o funcionário entenda os padrões e esteja alinhado com as metas da organização. Como disse o autor, especialista em vendas e palestrante motivacional Zig Ziglar: "Uma meta definida corretamente é alcançada pela metade". Para incentivar o diálogo, considere fazer perguntas como: Que ações ou comportamentos específicos o senhor acha que são necessários para alinhar seu desempenho com as metas e expectativas da organização? Como podemos colaborar para garantir um entendimento claro dos padrões de desempenho daqui para frente? Como posso apoiá-lo e quais recursos o senhor precisa da organização (como treinamento, feedback contínuo, check-ins, etc.)? . . . A abordagem de uma conversa sobre como melhorar o desempenho de um funcionário requer preparação, empatia e foco na colaboração. Criar o espaço para a autorreflexão e a compreensão de que a mudança é possível pode ajudar o funcionário a deixar de se sentir vítima e passar a se sentir capacitado. Mesmo que ouvir a verdade sobre o desempenho atual seja difícil e potencialmente doloroso, é um momento de ensino que os gerentes devem aproveitar para ajudá-los a se tornarem mais resilientes e hábeis na solução de problemas e no desenvolvimento de relacionamentos profissionais.

Como conversar com um funcionário que não está atendendo às expectativas

Resumo.

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