Como se manter no topo dos projetos de sua equipe - sem microgerenciamento

Como líder, é sua função manter a visibilidade do trabalho da sua equipe. Isso significa saber quais projetos estão no caminho certo, quais prazos estão atrasados e para onde estão indo os recursos. O senhor precisa ser capaz de identificar e solucionar problemas com antecedência e estar pronto para representar suas prioridades na cadeia de comando a qualquer momento. Mas obter a visibilidade certa do trabalho da sua equipe pode ser complicado. Com poucas informações, o senhor corre o risco de ser pego de surpresa por problemas ou de ficar sem saber o que fazer quando precisar tomar decisões. Por outro lado, o envolvimento excessivo pode ser um tiro pela culatra. Quando o senhor está sempre se informando, pedindo atualizações ou querendo participar de tudo, sua equipe pode se sentir microgerenciada. Isso pode parecer controlador, especialmente quando o senhor está liderando outros gerentes experientes que valorizam a autonomia e são especialistas no assunto. Os líderes mais eficazes entendem que a linha de visão - ver claramente o que está acontecendo nos fluxos de trabalho e nos resultados - não acontece por acaso. A TI é algo que o senhor precisa projetar. Veja como ficar por dentro de tudo sem microgerenciar. Categorize os projetos usando uma grade de visibilidade Comece mapeando o trabalho da sua equipe com base em dois fatores principais: (1) a profundidade dos detalhes de que o senhor precisa e (2) a frequência da comunicação. Isso o ajudará a adaptar sua abordagem, em vez de adotar o mesmo nível de envolvimento em todas as áreas. Veja mais gráficos da HBR em Data & Visuals Use essa grade para esclarecer as expectativas da sua equipe. Compartilhe as informações de que o senhor precisa e por que precisa delas, relacionando sua solicitação a como isso facilita o trabalho deles. Por exemplo, explique que os check-ins regulares ajudam o senhor a identificar os problemas com antecedência para evitar emergências de última hora ou compartilhe como as atualizações claras permitem que o senhor tome decisões mais rápidas e remova os obstáculos. Quando a sua equipe percebe que a sua necessidade de visibilidade apoia o sucesso dela, isso gera confiança. Vamos ver como colocar isso em prática usando um exemplo do mundo real. Veja o caso de Bernie, vice-presidente de estratégia de marca de uma empresa global de cosméticos, que supervisiona uma equipe de 25 pessoas. Sua unidade de negócios conduz tudo, desde projetos de inovação de longo prazo até lançamentos de produtos e campanhas de marketing individualizadas. Alto nível de detalhe, alta frequência Esse é um trabalho essencial à missão que o senhor precisa acompanhar de perto, pois atrasos, erros ou dados pouco claros podem ter consequências importantes. O senhor pode precisar de relatórios diários que destaquem as principais métricas e bloqueadores, alertas em tempo real para problemas e check-ins frequentes com pessoas específicas. Para Bernie, esse quadrante inclui o lançamento de um novo produto vinculado a um anúncio de lucros que está por vir. É um esforço de alto risco que envolve muitos parceiros multifuncionais e prazos apertados. Bernie se reúne semanalmente com os líderes do projeto, recebe relatórios diários da campanha e tem um canal de escalonamento direto com o gerente do programa para sinalizar os problemas o mais rápido possível. Alto detalhe, baixa frequência Esse quadrante geralmente inclui projetos maiores e de movimento mais lento. Devido à sua complexidade e importância, os detalhes são importantes, mas o senhor não precisa acompanhar de perto cada decisão. A documentação nos principais marcos, as revisões de fase ou as apresentações trimestrais permitem que o senhor corrija o curso com antecedência se as prioridades mudarem ou se forem necessárias compensações. Bernie coloca uma iniciativa de reposicionamento de marca de dois anos nessa categoria. A TI envolve meses de pesquisa, mas não muitas mudanças semana a semana. Ele precisa ser incluído nos pontos de verificação críticos, como quando uma nova estrutura de mensagens é desenvolvida, e participa de uma sessão de planejamento de duas horas a cada oito semanas. Pouco detalhe, alta frequência Esses projetos precisam de verificações rápidas e regulares para garantir que permaneçam no caminho certo, mas não exigem uma análise profunda a cada vez. Uma base de contato leve geralmente é suficiente para garantir que nada passe despercebido. Por exemplo, uma reunião diária ou semanal de 15 minutos ou um resumo por e-mail deve ser suficiente. No caso de Bernie, as campanhas de marketing individualizado se encaixam nesse critério. Há sempre novos conteúdos sendo enviados e pagamentos sendo processados. Isso não exige que o senhor faça sempre uma análise cuidadosa, mas Bernie quer ter um pulso para poder responder às perguntas do chefe. Pouco detalhe, pouca frequência A maior parte desse trabalho é autossustentável. O senhor pode ficar à vontade sem grandes riscos ou consequências negativas. Não há necessidade de reuniões ou check-ins recorrentes. As atualizações são poucas e distantes entre si e geralmente são acionadas quando um marco é atingido ou algo dá errado. Bernie categoriza nesse quadrante coisas como mudanças sazonais na embalagem do produto e reordenamento das SKUs mais vendidas. Essas tarefas são valiosas, mas são gerenciadas por membros capazes da equipe e há processos bem estabelecidos. Bernie determina que ele só precisa ser notificado quando surgir um obstáculo, como um atraso com um fornecedor ou uma questão legal que precise ser escalada. Defina parâmetros claros para as atualizações Depois de mapear seus projetos usando a grade de visibilidade, é preciso comunicar as expectativas à sua equipe. Deixe bem claro o que o senhor precisa deles, até quando e como gostaria que fosse entregue. Sem essa orientação, até mesmo os membros mais inteligentes da equipe podem fornecer informações inconsistentes ou inúteis. Seja específico sobre o formato e o prazo que o senhor prefere. Em vez de dizer apenas "mantenha-me informado", diga: "Por favor, coloque os números atualizados de rotatividade em nosso painel até o dia 5 de cada mês e eu os analisarei de forma assíncrona". Calibre seu nível de visibilidade não apenas com base no projeto, mas também nas pessoas envolvidas. Qual é o histórico delas? Até que ponto elas acompanham e assumem a responsabilidade? Se tiver um gerente que cumpre consistentemente o que promete, reduza a frequência e a profundidade de suas atualizações e veja se o senhor ainda está recebendo o que precisa. Por outro lado, os membros da equipe mais novos ou com baixo desempenho podem exigir um envolvimento mais próximo, pelo menos temporariamente. Em alguns casos, o senhor precisará deixar claro que a linha de visão que está solicitando não é opcional. Por exemplo: "Considerando o quanto isso está sendo observado de perto pela diretoria, o nível de detalhes que estou solicitando não é opcional. Como posso facilitar para o senhor fornecê-lo?". . . . O uso da grade de visibilidade ajuda o senhor a encontrar o equilíbrio certo entre manter-se informado sem se tornar um gargalo. O senhor mantém a supervisão dos projetos essenciais à missão e sua equipe obtém a autonomia que deseja para as responsabilidades de menor risco. Lembre-se de que esse é um processo em evolução que exige reavaliação. O que antes exigia uma abordagem de alto nível de detalhes e alta frequência pode passar para a categoria de baixo nível de detalhes e baixa frequência à medida que o projeto amadurece. Esteja disposto a ajustar e iterar conforme necessário.

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Resumo.

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