Cómo comunicar malas noticias a su junta directiva

Ya se trate de un revés financiero, la salida de un directivo clave, una brecha de ciberseguridad o cualquier otra circunstancia, gestionar mal la comunicación de malas noticias puede minar la confianza de su junta directiva en su liderazgo. Sin embargo, si se aborda adecuadamente, este proceso puede fortalecer la relación y garantizar que los consejeros actúen como socios sinceros, comprometidos y estratégicos. Reto n.º 1: Cuándo comunicar las malas noticias Los líderes suelen recibir malas noticias a medida que se desarrolla una situación, lo que plantea un dilema: ¿debe compartir la información de la que dispone con el consejo de administración lo antes posible? Es posible que desee evitar crear alarma innecesaria, especialmente mientras busca una solución. Pero si espera demasiado, el problema podría agravarse o el consejo podría sentir que usted les ha engañado. Para elegir el momento adecuado, es necesario evaluar con cuidado la gravedad, la urgencia y la relevancia del problema. Recomendaciones: Comunique las malas noticias con rapidez. Ocultar las noticias negativas y sorprender a su junta directiva es una forma segura de perder su confianza y respeto. Además, se está perdiendo la oportunidad de aprovechar los conocimientos y el valor de sus consejeros. Plantear un problema a su junta directiva lo antes posible les permite aportar ideas y expresar sus preocupaciones antes de que usted haya invertido tiempo y recursos en una solución que ellos no respaldan. Compártalo primero en un entorno individual. Reúnase individualmente con cada persona o envíele un mensaje previo para informarle del tema. En estas reuniones individuales, los consejeros pueden mostrarse más sinceros y usted podrá prestarles toda su atención. Si recibe la noticia justo antes de una reunión de la junta directiva, le conviene avisar de alguna manera. Puede abordar a los miembros de la junta antes de que entren en la sala de reuniones o enviar un correo electrónico que diga algo como: No he tenido ocasión de hablar con usted sobre un asunto. Hay un problema que voy a mencionar en esta reunión. Simplemente no quería que se llevara una sorpresa cuando lo plantee. Reto n.º 2: Cómo comunicar malas noticias Muchos directivos pierden el tiempo insistiendo en cómo se produjo el problema o explicando en exceso los detalles técnicos. En su lugar, céntrese en las consecuencias y en el camino a seguir. Recomendaciones: Haga hincapié en el impacto. Si no ofrece una descripción clara de las consecuencias a corto y largo plazo del problema, los miembros del consejo podrían descartar el asunto por considerarlo sin importancia o reaccionar de forma exagerada ante la noticia. También debe ser transparente sobre lo que aún no sabe y explicar cómo encontrará las respuestas a estas preguntas pendientes. Sea conciso y deje margen para el diálogo. Hablar demasiado puede dar la impresión de que está a la defensiva o desorganizado, y le resta tiempo que, de otro modo, podría dedicar a recabar opiniones basadas en la experiencia de sus consejeros. Como norma general, su equipo directivo nunca debería dedicar más del 50 % de cualquier reunión de la junta directiva a realizar presentaciones. Si ya ha compartido las noticias negativas de forma individual con los consejeros, aproveche la reunión con el grupo al completo para debatir los nuevos acontecimientos, analizar los próximos pasos y evaluar la eficacia de las medidas que ya haya puesto en práctica. Adapte su estilo de comunicación. A menudo transmitimos la información tal y como nos gustaría recibirla. Sin embargo, cualquier grupo, incluida su junta directiva, está compuesto por personas con diferentes preferencias y formas de procesar la información. Para asegurarse de que su información se comprenda correctamente y de que reciba la orientación que necesita, debe adaptar su enfoque. A menudo puede identificar el estilo de comunicación preferido de una persona observando cómo intenta influir en los demás: Si utiliza datos y hechos, responda con persuasión lógica. Si hace referencia a valores o a la misión, intente apelar a objetivos comunes. Si le pide su opinión a menudo, haga lo mismo. («¿Qué haría usted?»). Si suelen pedir abiertamente lo que quieren, dígales exactamente lo que necesita de ellos. Reto n.º 3: Cómo gestionar las reacciones de los miembros del consejo Aunque haya seguido todos los consejos anteriores, los momentos de gran presión pueden ser emotivos. Los miembros del consejo pueden expresar frustración, culpar a otros o incluso entrar en pánico. En estos momentos, ponerse a la defensiva solo aumentará las tensiones. En última instancia, lo que usted desea es salir de la sala con un plan para seguir adelante y con una relación más sólida con la junta directiva. Recomendaciones: Prepárese para las preocupaciones de sus críticos. Piense qué consejeros es probable que le ofrezcan su apoyo y cuáles podrían mostrarse escépticos. A continuación, pregúntese por qué sus partidarios le respaldan y por qué los detractores cuestionan su gestión. Comprender estas perspectivas puede ayudarle a prepararse para responder a las preguntas difíciles. Elabore una lista de las preguntas que probablemente surjan y acuda a las reuniones dispuesto a responderlas o, mejor aún, planteándolas usted mismo. Ponga a prueba estas ideas con su presidente o director principal, ya que será responsabilidad de ellos ayudarle a hacer avanzar la conversación y mantenerla productiva. Haga una pausa y reconozca las preocupaciones antes de responder. Su junta directiva debe sentirse escuchada, no controlada. Esto implica dejar que las personas reaccionen de forma auténtica, aunque no sea como usted esperaba. Si un miembro de la junta responde a una mala noticia con una preocupación: Asimile lo que se le ha contado. No se apresure a defender sus decisiones y acciones. Reconozca lo que ha escuchado, incluso repitiendo lo que ha entendido para confirmar que ha interpretado correctamente sus ideas. Haga preguntas aclaratorias para profundizar en el tema y hacer avanzar la conversación. Profundice 5 maneras en que los ejecutivos pueden gestionar los conflictos con el consejo de administración por Sabina Nawaz HBR.org, 15 de abril de 2024 (11 minutos de lectura) 5 momentos que determinan el éxito o el fracaso de la relación entre el CEO y el presidente del consejo de administración por George Anderson, James M. 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